Onze marktpositie wordt steeds sterker. Daarom blijft onze verantwoordelijkheid tegenover zakenpartners, aandeelhouders, medewerkers en het publiek groeien. Om aan deze verantwoordelijkheid en aan een steeds complexer wordende regelgeving tegemoet te komen, willen we met onze Compliance-richtlijn niet alleen een juridische, maar ook een ethische leidraad bieden.

1. Inleiding

De UZIN UTZ Group is met 1.268 medewerkers en een omzet van 345,7 miljoen euro (2018) toonaangevend op het gebied van ontwikkeling en productie van producten en machines voor het plaatsen van vloeren. Continue veranderingen en duurzame ontwikkeling: dat is de beste beschrijving voor iets dat in 1911 begon en wat tegenwoordig kenmerkend is voor de UZIN UTZ Group: in meer dan 100 jaar heeft een kleine regionale lijmfabrikant zich ontwikkeld tot de wereldwijd enige complete aanbieder op het gebied van vloeren. De UZIN UTZ Group heeft een uitgebreid assortiment aan producten, systemen en diensten omtrent het plaatsen, renoveren en onderhouden van allerlei soorten vloerbedekking en dat alles uit eigen ontwikkeling en productie. Zo ondersteunt de UZIN UTZ Group handwerk, handel, planners en architecten bij alle belangen omtrent vloeren: van de ondergrondvoorbereiding, over het plaatsen en afwerken tot het onderhoud.

Het concern beschikt op de belangrijkste markten wereldwijd over eigen filialenen is behalve in Duitsland in 47 andere landen actief. De duidelijke focus van de groep op de kerncompetentie vloeren is daarbij wereldwijd uniek. Op deze wijze voldoet de UZIN UTZ Group met succes en op internationaal niveau aan de eisen van een geglobaliseerde economie.

Met deze uitstekende positie op de markt, die niet alleen gehandhaafd, maar altijd verder uitgebreid moet worden, stijgt de verantwoordelijkheid die de UZIN UTZ Group op zich neemt, tegenover onze zakenpartners, aandeelhouders, medewerkers, maar ook tegenover de gemeenschap.

Om ondanks steeds striktere regels te blijven voldoen aan deze eis, moet deze compliance-richtlijn samen met de hierop gebaseerde gedragsregels niet alleen een juridische, maar ook een ethische leidraad bieden. De compliance-richtlijn bevat de fundamentele en bindende regels voor ons handelen binnen de UZIN UTZ Group alsmede naar onze zakenpartners, aandeelhouders en de gemeenschap.

De directie en raad van toezicht van Uzin Utz SE verwachten van elke medewerker en met name van alle leidinggevenden een strikte inachtneming van de compliance-richtlijn.

2. Definitie en toepassingsbereik

Compliance betekent de inachtneming en bewaking van wetten, voorschriften, codes en interne richtlijnen. Deze compliance-richtlijn is bedoeld voor alle medewerkers van de UZIN UTZ Group, inclusief leidinggevenden en directieleden.

3. Eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en leidinggevenden

Deze compliance-richtlijn en de daarmee verbonden gedragsregels moeten er niet toe leiden, dat de verantwoordelijkheid voor het handelen van de medewerkers wat betreft rechtmatigheid en coherentie van hun handelen naar het niveau van een compliance-organisatie wordt verplaatst. De UZIN UTZ Group is gebaseerd op een sterke ondernemingscultuur, waarin betrouwbaarheid, eigen verantwoordelijkheid en integriteit van de medewerkers essentieel zijn.

Daarom moet elke medewerker zich informeren over de wetten, voorschriften, codes en interne richtlijnen die voor zijn verantwoordelijkheidsbereik gelden. Bij twijfel moet advies worden ingewonnen bij de betreffende compliance-instantie, de leidinggevende, de directie of de beleidsafdeling.

4. Gedragscodes

Elke medewerker is verplicht om

• de wetten, voorschriften, codes en interne richtlijnen die voor zijn verantwoordelijkheidsbereik gelden in acht te nemen;
• eerlijk, respectvol en betrouwbaar bij alle werkzaamheden en zakelijke relaties te zijn;
• het aanzien van de UZIN UTZ Group in acht te nemen en te bevorderen;
• belangenconflicten tussen zakelijke- en privéaangelegenheden te vermijden;
• voor zichzelf of anderen geen onrechtmatig voordeel te behalen

5. Gelijke behandeling

Iemand benadelen vawege ras, etniciteit, geslacht, religie, levensbeschouwing, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid is strikt verboden. Dit geldt met name voor de omgang met collega's, medewerkers en zakenpartners, alsmede bij aanstelling, promotie of ontslag van medewerkers.

6. Verbod op corruptie

Corruptie (omkoping, beïnvloeding en aannemenvan voordelen) is in elke vorm strikt verboden.

Dit geldt ook voor voorstadia van corruptiehandelingen. Elke schijn van een belangenconflict bij het verschaffen of aannemen van schenkingen moet worden vermeden.

7. Vermijden van belangenconflicten bij het toewijzen van opdrachten

Privébelangen van de medewerkers en de belanghebbenden van de UZIN UTZ Group moeten strikt van elkaar worden gescheiden. Ook bij het toewijzen van opdrachten moet de schijn van een belangenconflict al worden vermeden. Niet toegestaan zijn met name

• het toewijzen van opdrachten aan personen met wie medewerkers een nauwe band hebben (bijvoorbeeld echtgenoten, partners, familie en zakenpartners op privégebied);
• het toewijzen van opdrachten aan bedrijven, waar personen met wie medewerkers een nauwe band hebben een beslissende functie bekleden;
• het toewijzen van opdrachten aan bedrijven, waarin personen met wie medewerkers een nauwe band hebben of een belang van 10% of meer hebben;
• nevenwerkzaamheden voor concurrerende bedrijven;
• nevenwerkzaamheden voor zakenpartners.

Uitzonderingen kunnen alleen met inachtneming van het interne vrijgaveproces worden gemaakt. Medewerkers, die direct of indirect een belang in een concurrerend bedrijf willen hebben of reeds hebben van 10% en meer, moeten dit melden aan de betreffende compliance-instantie. Deze controleert of er sprake is van een belangenconflict.

8. Concurrentie- en kartelkracht

De UZIN UTZ Group ondersteunt vrije concurrentie. De UZIN UTZ Group gedraagt zich met betrekking tot concurrentie altijd eerlijk. De inachtneming van de geldende nationale, Europese en internationale kartel- en concurrentiewetten is vanzelfsprekend. De UZIN UTZ Group eist van diens medewerkers met name de inachtneming van de volgende gedragsvereisten:

• Er wordt geen informatie aan concurrenten doorgegeven, van concurrenten aangenomen resp. met concurrenten uitgewisseld, waaruit conclusies over actueel of toekomstig marktgedrag afgeleid kunnen worden.
• Commercieel beleid en prijzen worden onafhankelijk vastgelegd en nooit informeel of formeel, noch direct of indirect, met concurrenten of andere onafhankelijke partijen afgesproken.
• Opdrachten, opdrachtgevers en gebieden worden nooit onder de filialen van de UZIN UTZ Group en concurrenten of andere onafhankelijke partijen verdeeld.
• Er worden geen oneerlijke bedrijfspraktijken toegepast resp. oneerlijke zakelijke handelingen uitgevoerd.
• De medewerking in bonden en de deelname aan evenementen hiervan vindt alleen voor toegestane doeleinden plaats. Elke vergelijking met concurrenten resp. de uitwisseling van informatie is daarbij conform de overeenkomstige wetten.
• Contacten met concurrenten moeten tot het absoluut noodzakelijke minimum worden beperkt.

9. Inachtneming van fiscale wetten en richtlijnen

De UZIN UTZ Group neemt de van toepassing zijnde fiscale wetten en richtlijnen van de belastingdienst in acht. Dit betreft met name het tijdig overleggen van declaraties en de stipte betaling van de vastgelegde belastingen en heffingen. De inachtneming hiervan wordt door bedrijfsinterne controlesystemen en regels (bijv. richtlijnen van het concern met betrekking tot internationale activiteiten) gewaarborgd.

10. Intellectueel eigendom van derden

De UZIN UTZ Group respecteert het intellectuele eigendom van derden, zoals merkrechten, wettelijk beschermde modellen en patenten, alsmede auteursrechten.

11. Bestrijding van witwassen

Bij witwassen worden geldmiddelen uit onrechtmatige bronnen naar rechtmatige financiële kanalen gesluisd of worden rechtmatige geldmiddelen voor onrechtmatige doeleinden gebruikt.

De UZIN UTZ Group werkt consequent volgens het motto "know your customer", om verwikkeling in witwaspraktijken te voorkomen. De medewerkers van de UZIN UTZ Group moeten de identiteit van de betreffende zakenpartner vaststellen. Verdachte situaties die wijzen op witwassen moeten direct aan de betreffende compliance-instantie alsmede de beleidsafdeling worden gemeld.

12. Omgang met kennis

De UZIN UTZ Group is als beursgenoteerd concern onderworpen aan de effectenhandelsrechtelijke regelingen, met name in verband met voorkennis. Voorkennis is niet-openbaar bekende kennis, die geschikt is om bij bekend worden de beurskoers van effecten aanzienlijk te beïnvloeden. UZIN UTZ Group compliance-richtlijn Pagina 6 van 6 De UZIN UTZ Group verwacht van diens medewerkers dat voorkennis tot aan het bekend worden strikt vertrouwelijk wordt behandeld. Met het doorgeven van voorkennis schendt de medewerker diens zwijgplicht en kan zich strafbaar maken. De wet omtrent voorkennis verbiedt verder het gebruik van voorkennis voor het verkrijgen van een direct of indirect persoonlijk voordeel bij het kopen of verkopen van effecten.

De UZIN UTZ Group houdt door Uzin Utz SE een voorkennisregister conform de wettelijke voorschriften bij.

13. Omzetting van de compliance-richtlijn / straf bij ongewenst gedrag

Het betreffende filiaalvan de UZIN UTZ Group is verantwoordelijk voor het omzetten van de compliance-richtlijn. Als moedermaatschappij heeft Uzin Utz SE een centrale compliance-instantie ingericht, die direct onder de directie staat. De compliance-instantie is bedoeld als centrale contactpersoon voor alle vragen met betrekking tot deze compliance-richtlijn alsmede met betrekking tot de andere gedragscodes van de UZIN UTZ Group.

De UZIN UTZ Group ondersteunt met uitgebreide communicatiemaatregelen de duurzame verankering van compliance in alle filialen van het concern. De medewerkers worden tijdig geïnformeerd over nieuwe maatregelen en ontwikkelingen.

Alle medewerkers van de UZIN UTZ Group, inclusief leidinggevenden en directieleden, worden regelmatig geschoold in compliance-relevante onderwerpen. Het doel is om het bewustzijn van alle medewerkers met betrekking tot compliance-risico's te verhogen en kennis van relevante voorschriften aan hen over te dragen; dit betreft niet alleen de betreffende nationale regelingen, maar ook belangrijke buitenlandse wetten en internationale verdragen.

De interne controle op compliance-overtredingen wordt uitgevoerd door de betreffende compliance-instanties, die bij elk filiaal zijn ingericht. De straf op geconstateerde compliance-overtredingen wordt door de betreffende directie met toepassing van alle arbeidsrechtelijk toegestane sanctiemogelijkheden bepaald, afhankelijk van de ernst van de compliance-overtreding.

Bij een geconstateerde compliance-overtreding wordt vervolgens onderzocht, of deze het gevolg is van structureel verzuim. In dit geval moet de betreffende compliance-instantie, eventueel in samenwerking met de centrale compliance-instantie, aanbevelingen voor het verhelpen van tekortkomingen opstellen en in het betreffend filiaal resp. in de compliance-organisatie omzetten.

De centrale compliance-instantie rapporteert minimaal een keer per jaar de status van compliance-activiteiten, compliance-risico's en geconstateerde ernstige compliance-overtredingen binnen de groep aan de directie van Uzin Utz SE.